加拿大文件送往境外，怎样办好认证并收到返件？
先向境外接收方核它要的文件形式，再按出具地和公证地确定认证主管，准备签名纸件、适用译文、费用及回邮。填表、付款或邮递追踪显示送达，都不能当作已获认证；收到返件后，还要核证书、文件和目的地接受形式是否相符。外交部与各省分别办理本机构范围内的文件，先找到分支再寄。外交部：认证要求与主管分流
公证、认证和apostille分别解决什么
公证（notarization）可能涉及见证签名、接收宣誓声明，或证明副本与原件一致；具体行为须看文件上的公证文字。外交部所说的authentication，则证明文件上公职人员的签名及印章真实。apostille是供《海牙取消外国公文书认证要求公约》成员之间使用的一种认证证书。它们与把原文翻译成另一种语言分属不同步骤。外交部术语表
该公约自2024年1月11日起对加拿大生效。加拿大文件送往另一公约成员使用时，apostille取代公约所取消的领事合法化程序；送往非成员时，认证后仍可能需要目的地驻加拿大使领馆等机构的legalization。是否需要认证，须先核目的地及接收方要求。外交部：认证与合法化流程
境外文件送来加拿大使用，又是另一条路线。外交部说明，加拿大法律并不普遍要求外国公文书先认证，但个别加拿大接收机构仍可能要求；若需要，应按文件出具国及其公约地位找相应机构。不要把“加拿大文件送往境外”的流程倒过来使用，也不要把加拿大apostille当作学历、执业或项目资格的认定。同页：Authentication of foreign documents；学历用途请回具体教育接收方。
加拿大文件送往境外：先找到正确机构
认证机构取决于文件出具及公证情况。外交部目前处理加拿大联邦政府出具的文件，以及在Manitoba、New Brunswick、Newfoundland and Labrador、Northwest Territories、Nova Scotia、Nunavut、Prince Edward Island或Yukon出具或公证的适用文件。Alberta、British Columbia、Ontario、Québec和Saskatchewan另有省级主管机构。
跨省公证还有区别：外交部现行说明要求，在Alberta、Ontario或Saskatchewan公证的文件送相应省级机构，不论原出具地，并将BC和Québec概括为还须原文件在本省出具。 BC专页另列一项可变的临时礼遇 ：联邦公共文件经BC公证后可由BC认证，但只核BC公证人签字；目的地若要求核联邦原签，应将原件送外交部。两处主管说明的范围不同，寄前核BC专页及目的地接受形式，不能把礼遇当永久扩权或推广到其他省／外国文件。自己现在居住在哪一省，不能替代文件出具地、公证地与用途判断；复杂或跨省情况先用官方资格查询及帮助入口确认。外交部：General requirements及省级机构链接、BC临时联邦文件礼遇及联邦原签分流
确认由外交部办理后，可以按下面顺序准备：
- 打开官方文件资格查询，逐份检查文件类型及认证资格。需要分别认证的文件，即使装订在一起，也须分别加入申请；不要凭装订成册判断只需一次认证。
- 按结果准备纸本文件、适用公证及翻译。外交部要求可识别的原始签名及适用印章；普通复印件不能直接代替。某些文件有翻译豁免，先查具体结果再安排服务。
- 完成官方线上请求后，按指示递送材料：在信封外写服务请求号，附请求摘要页、待认证文件及适用的回邮信封或预付快递标签。亲自交件地点只收件，不提供现场查询或办理答疑。
- 保留申请摘要与递送凭证，按官方状态入口跟踪。若交给省级主管机构，则向该机构查询；外交部不能查询省级申请。
外交部本身的认证服务免费；翻译、公证、邮寄与省级认证可能另有费用。外交部说明，直接申请与通过第三方公司申请的处理时间相同；查看当前处理进度，并为往返递送预留时间。提交、回邮、费用与进度说明
由BC办理：先核文件类别，再准备签名纸包
BC认证只用于文件在加拿大境外使用，通常对象是BC公共文件；外国及外省文件不会只因在BC公证便变成合资格文件，联邦文件临时礼遇按上文另核。先按文件类别与准备要求核是否应交原件、需要公证或翻译；主管不要求随包附上与认证无关的身份证件。超过四十页的文件，应在寄送前向主管确认。BC文件来源限制
生命登记文件由BC Vital Statistics Agency签发的原件直接办理。1985年以前签发、覆塑或钱包尺寸的原件须重新取得；普通复印件即使公证也不能代替，机构签发的Certified True Copy of Registration本身则是原件。 作为公证声明、宣誓书或译文的支持附件时另有例外 ：按主管要求放经公证的复印件，不把生命登记原件附进去。BC生命登记文件及支持附件例外
需要公证的文件，由BC律师或非律师Notary Public以公证人身份签名、注明日期并盖印；以commissioner for taking affidavits等其他身份签署的文件不受理。先核主管已有其签样。多个独立公证文件不能仅因同一人公证便算一件：若作为一套true copies认证，须有公证人签名、日期和盖印、逐项列文件的Notarial Certificate；BC法律文书引用且附有经公证的支持附件、或各文件分别申请认证的情形不另须该证书。BC公证件及成套文件
含非英语内容的合资格文件通常须先译成英语，再将原文与译文公证成套。可找STIBC或CTTIC成员协会的认证译者；自译者或顾问也须本人具有所要求的认证资格，协会Associate Member仅在各目录均无该语种认证译者时可用。另一条路线是主管已有签样、通晓两种语言的BC公证人亲自翻译，并声明通晓两语言、亲自翻译和译文准确。先让公证人参与安排，核目的地是否要原文、译文分开认证。BC两类翻译路线与成套要求
翻译例外要按文件核：加拿大政府的正式英法双语文件、认可加拿大教育机构用拉丁文或希腊文签发的文凭不须另附译文。外国养老金用途、文字不超过半页的生命证明，以及含英语的使领馆标准双语或多语表格可能免译；前者须在请求中注明proof of life，超过半页须译，左右并列两栏的英外双语文件仍须译。英文文件为目的地译成其他语言时，只在目的地要求认证译文时按BC翻译规则提交；外国文件不因此变成BC可认证文件。同页：Exceptions与不同翻译用途
在电脑上领取并填写BC Document Authentication Request官方请求表：选择为本人、获授权他人或两者申请，填申请人联系信息、完整回邮地址及每份文件的类别、文件上姓名和境外目的地。列表须与纸件一致；每表最多二十件、共用一个返件信封，超过二十件或需要不同回邮包须另填表。 完成线上请求后仍须打印、签名并注明日期 ，旧cover letter不能替代；保留生成表上的Order Number。单件多页与多个独立文件的计数按前述文件类型、成套规则及目的地要求判断。填表、打印和签署指引
2026-10-05查阅的BC公开标准为每份认证文件20加元，含无追踪的普通返邮；按实际认证件数计算。可在线按表付款，或随包附money order、bank draft、个人或企业支票，抬头为Minister of Finance；寄前重核金额和付款方式。将签名日期齐全的表、文件、尚未在线支付的费用及适用预付回邮材料纸寄或快递至Ministry of Attorney General／OIC Administration Office／Attention: BC Authentication Program，1001 Douglas Street，Victoria, BC V8W 2C5。生成表另列PO Box 9280 Stn Prov Govt，核本次印件与主管递送说明；该服务没有柜台交件、即时办理或急件服务。费用与逐件计算、纸包与递送要求
需要可追踪返件，应在表中注明回邮指示并按要求附预付材料。UPS、FedEx或Purolator须用电子预付运单／寄件标签；手写运单不接受，可能不另通知便改普通邮。其他快递按主管email给出的备妥日期及详情由本人安排取件。每份请求表配一份适用回邮信封，先保存追踪资料；保留在线付款凭据或随返件的收据。返邮、快递及取件条件
收到返件后核文件与铆接的apostille， 不要拆下认证证书 ：拆下会使认证失效，原件穿孔也可能影响其其他用途。若不能认证，主管会返件并书面说明，例如缺表或费用、签样无法核实、签名日期印章不足、版式或译文不合。依具体理由补正；不清楚时可向BCAuthentication@gov.bc.ca核缺项，并提供Order Number及送返凭证。处理进度随工作量变化，邮递追踪显示送达也不等于认证完成，主管不保证能逐案查状态。返件与拒收理由、查询与联系
由魁省办理：按公开材料清单纸寄并核返证
魁省办理魁省来源的合资格文件，须为原件或原出具人／机构证明与原件一致的副本；联邦、外省、地区或境外文件不能因送到蒙特利尔便转入本省。Directeur de l’état civil的证书及copies d’acte须自2015年起签发，该机构的其他可认证文书如行政决定、attestations须自2019年起签发。卡片、覆塑、受损或过旧无法核签等可能被退回；先按文件条件及原签发机构的具体要求准备。
私人文书需律师或notaire的正式声明及其职业团体出具的签名真实性证明；魁省公证文书也须附Chambre des notaires的certificat d’authenticité。非英法文文件需律师或notaire声明理解内容，或已取得OTTIAQ成员的译文，并在声明中说明；commissioner不能代办这些apostille所需副本或声明。目的地若同时要求认证原文及译文，应分别列项和计费，译文亦依私人文书要求准备。语言、职业签名证明及原文／译文分流、官方Aide-mémoire第1—2页
从主管申请页进入真实在线请求，按公开Aide-mémoire准备申请人姓名、联系方式、完整回邮地址（含房间／办公室号）、目的地及文类；签同意的申请人不一定是文件上那个人。完成后打印并签名，附原件或合资格副本、适用声明与职业签名证书。同一apostille的材料用回形针归为一组， 不要将请求表订在官方文件上 。主管说明三个月内未收到的请求会取消、须重新填请求；线上填表和付款不能替代纸件接收。请求、分组及寄送指引、官方Aide-mémoire第2—3页
2026-10-05查阅的魁省公开标准为每份66.50加元；在线信用卡付款，或附mandat-poste／traite bancaire，抬头为Fonds des registres du ministère de la Justice， 不接受个人支票 。寄前核本次标准，将签名请求表、对应纸件及适用付款材料装入足够大的信封，邮寄至Délivrance des apostilles，276 rue Saint-Jacques, bureau 301，Montréal (Québec) H2Y 1N3，Canada。费用、付款与邮寄地址
默认返件为无追踪的普通邮。可自费选择快递或Canada Post快速服务，附至少8.5×11英寸的回邮信封和预付标签，并支付适用运费、取件费及关税；邮资不足会改普通邮。保存纸件寄送、回邮资料；处理在主管收到全部所需文件后开始，网站公布的“目前处理某日收到件”是整体进度。收到后核实际文件、法文apostille、编号及登记日期；apostille只认证来源、签名或印章，不认可内容或保证目的地接受。返邮条件、实际收件与拒收条件、Aide-mémoire第3页
若文件被拒收、请求门户不能完成或需要取消，保留本次请求及递送资料，从主管客服入口核具体缺项、处理方式及本案补正时限，再准备下一次提交；不要把普通纸件递送或付款凭据当作已经获证。
为办理留档时，把接收方要求、实际提交版本、签名请求、付款、送返凭证和补件答复对应保存。通用翻译条件及办理记录的保存方法见文件准备页；该页的SRAM档案例子是教学虚构，不能冒充实际认证回执。