# 文件怎样翻译、认证并保存办理记录？

> 按接收机构确认原件、译本和证明要求，分清公证与apostille，并建立可追踪的文件档案。

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LLMS 索引： [llms.txt](/llms.txt)

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准备文件时，先问接收方需要什么，再安排翻译、公证或认证。同一份出生证明，用于学院申请、加拿大护照材料或境外事务，可能需要不同形式的原件、副本、译本及证明；一次办理完成不能保证其他机构也接受。加拿大外交部也要求先向索取文件的机构或目的地代表机构确认是否需要认证。[外交部：文件认证要求](https://international.canada.ca/en/global-affairs/services/document-authentication/requirements)

## 把要求写成一张材料清单

从具体项目的材料页面开始，记下接收方、用途、申请类别、截止日期和提交渠道。遇到“certified”一词，要继续看它修饰什么：经认证的译者、证明与原件一致的副本，还是用于境外的认证证书。它们不是同一项服务。

联系接收方时，可以逐项问：

- 要原件、官方副本、普通扫描件，还是certified true copy？原件是否退回？
- 接受哪些语言？译者须有哪种资格，是否另要声明、签名、印章？
- 原文与译文是否一起提交？姓名拼写不一致或缺页时，怎样补充解释？
- 接受线上文件还是纸本？补件怎样对应原申请，怎样确认收到？

这些是整理问题的方法，具体答案仍由该项目的现行说明决定。例如，SRAM的身份材料按出生地和加拿大身份分支，学历材料又按就读地点和教育制度分支；不能因为亲友上传了某一份证明，就认定自己也只需那一份。[SRAM：所需文件](https://www.sram.qc.ca/en/all-about-admission/required-documents-and-fees/documents-provide)

## 翻译要求，以接收方为准

下面两项都是实际机构要求，但适用对象不同。

| 用途 | 要求的重点 | 办理时先确认什么 |
|---|---|---|
| 加拿大护照申请的随附文件 | 非英法文文件须提交原语言原件与译文；项目区分经认证专业译者、非认证专业译者及适用情况下的第三方译者，声明要求也不同；本人或家庭成员翻译不接受 | 文件是否为法院文件或具有法律约束力的协议；选择的译者类别需要哪些信息及PPTC 659声明 |
| SRAM学院申请 | 提交的文件须为法文或英文，其他语言须由经认证译者（certified translator）翻译；材料按个人申请类别确定 | 原文、译本及个人所需的身份、成绩或文凭资料是否齐全，并按在线档案要求上传 |

护照项目不接受第三方译者翻译法院文件或具有法律约束力的协议；这类文件须由其认可的专业译者类别处理。第三方译文适用时，需要经公证的译者法定声明。死亡证明仅用于取消死者护照时另有分支，不应套用一般申请或其他死亡证明用途。[护照项目：翻译类别、声明及死亡证明例外](https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/services/canadian-passports/translation-documents.html)。SRAM的具体招生材料和档案用途另见[升学申请](/book/people/learning/postsecondary-options/)。

找译者时，把接收方的要求一并交给对方，确认其资格、声明和交付格式；核对译文里的姓名、日期、编号、印章文字与原文页数。若接收方要求补译或新的声明，先问清欠缺的具体项目，保存答复，再补交对应材料。

## 公证、认证和apostille分别解决什么

翻译解决语言问题；公证须看具体见证、声明或副本证明，authentication／apostille则证明文件签章来源。它们不能代替接收方对材料或资格的判断。要将加拿大文件用于境外，先按[认证、公约及出入境文件的区别](/book/life/documents/canada-document-authentication/#公证认证和apostille分别解决什么)分清步骤，再决定需要哪些服务。[外交部术语表](https://international.canada.ca/en/global-affairs/services/document-authentication/glossary)、[认证要求](https://international.canada.ca/en/global-affairs/services/document-authentication/requirements)

## 加拿大文件送往境外：先找到正确机构

先按文件出具地、公证地和目的地接受形式找认证主管，不能凭现住址选择机构。联邦和各省的纸件、费用与返邮要求分别执行；复杂跨省及联邦文件另经公证的情况也须核主管分支。从[加拿大文件境外认证办理](/book/life/documents/canada-document-authentication/#加拿大文件送往境外先找到正确机构)继续，按GAC／BC／魁省路线准备请求、寄出纸件、核收到的返证，并在受阻时问明缺项。[外交部：主管分流及要求](https://international.canada.ca/en/global-affairs/services/document-authentication/requirements)

## 留下能证明“交了什么、什么时候收到”的记录

文件夹应能区分原始资料、译本与实际提交版本。下面是 **教学虚构的SRAM申请档案示例** ，不是强制命名规范；实际材料依申请人的类别确定。

| 保存项目 | 示例内容 | 以后怎样用 |
|---|---|---|
| 要求记录 | 所需文件页面的保存副本、URL与查阅日期；接收方针对个人情况的答复 | 查明当时依哪项要求准备，发现规则变化后重新确认 |
| 文件版本 | 原语言成绩单扫描件；相应译本及译者证明；按页数核对的最终上传文件 | 避免把草稿译文或缺页文件当成提交版本 |
| 提交与补件 | 在线档案显示的上传记录、接收状态、补件通知及自己的回复 | 区分“已上传”“要求补件”“已处理”，按真实状态跟进 |

SRAM建议上传数字文件而非寄送材料，原因是邮递时间不确定；它要求哪些成绩资料，以及哪些材料可由魁省教育部门取得，须回个人分支确认。[SRAM的提交和材料说明](https://www.sram.qc.ca/en/all-about-admission/required-documents-and-fees/documents-provide)

给重要记录做受保护的备份，限制共享对象；发给机构时只提供它要求的资料。保存期限要按税务、移民、合同或具体申请用途分别确定，不能给所有文件设一个统一年数。账户安全可接着读[官方账户与隐私](/book/life/digital/accounts-and-privacy/)。搬家或联系方式改变时，继续检查[各机构地址更新](/book/life/documents/address-change/)，让补件通知能到达。

如果文件被退回或不接受，先索取具体缺项或拒收理由，再向原接收方确认补正途径；认证机构、译者和最终接收方各自负责不同步骤。外交部不予认证时会书面说明；认证资格查询出现错误或类型不清时，从[主管帮助入口](https://international.canada.ca/en/global-affairs/services/document-authentication)继续查询，不必重复支付一整套服务后才问原因。

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反链：

- [身份、文件、迁居与行政生活](/book/life/documents/)
- [BCID：没有驾照，怎样取得照片身份证？](/book/life/documents/bc-identification-card/)
- [加拿大公民怎样本人申请成人护照并实际收证？](/book/life/documents/canada-adult-passport-application/)
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